Si utilizas Google Docs como tu procesador de textos principal te habrás dado cuenta de que la aplicación carece de la opción para firmar documentos. Si quieres estampar tu firma electrónica en un documento no te queda más remedio que descargarlo y utilizar otra aplicación como Adobe Acrobat Reader o Microsoft Word.
Google lleva trabajando en una función para firmar documentos digitalmente al menos desde junio del año pasado, y parece que ya lo tienen todo preparado. Así, la compañía acaba de anunciar una beta abierta para que todos los suscriptores individuales de Google Workspace puedan empezar a usar esta función a partir de esta misma semana (o la semana próxima como mucho).
Los clientes de empresas y organizaciones que tienen contratado Google Workspace (es decir, Business Standard, Business Plus, Enterprise Starter, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, y organizaciones sin ánimo de lucro) también pueden solicitar acceso a una beta cerrada para probar la firma electrónica de documentos rellenando el siguiente formulario.
Lamentablemente, en lo que respecta a los usuarios “estándar” que utilizan una cuenta gratuita de Google, la posibilidad de firmar documentos digitalmente todavía no está disponible.
Así funciona la firma electrónica de documentos en Google Docs y Drive
El sistema de firma de documentos en Docs es bastante sencillo tal y como se explica en esta página de ayuda de Google. Por un lado, podremos firmar documentos, pero también solicitar a otros usuarios que estampen su firma o iniciales, mientras que la fecha de la firma se completará de forma automática.
A día de hoy esta función solo está disponible entre usuarios de Gmail, si bien a finales de este año también se podrá solicitar la firma de documentos a usuarios que no tengan una cuenta de Gmail.
Para enviar una solicitud de firma debemos seguir estos pasos:
- Una vez tengamos el documento preparado, en el panel lateral derecho pulsa en “Solicitar firma”.
- Introduce un título para el archivo PDF que se va a generar e indica la dirección de email del firmante.
- Por último, haz clic en “Solicitar firma” para enviar una notificación a la otra persona.
Si lo que queremos es firmar un documento lo que tenemos que hacer es los siguiente:
- Abre la notificación de solicitud de firma que habrás recibido en tu buzón de correo electrónico y haz clic en el enlace adjunto en el email.
- Haz clic en el campo de firma e introduce tu nombre completo e iniciales.
- Pulsa en “Adoptar y firmar”, y una vez completados todos los campos selecciona “Marcar como completado”.
- Por último, revisa las Condiciones del Servicio y haz clic en “Aceptar y continuar”.
Una vez completados los pasos, tanto el solicitante como el solicitado recibirán un email indicando que la solicitud de firma se ha completado.
Aunque Google parece estar trabajando en un proceso de firma para dispositivos móviles por ahora la firma electrónica solo está disponible en las versiones de Google Docs y Google Drive para PC.
